Die richtige Anwaltssoftware für deine Kanzlei:
Das solltest Du wissen!
Sich für die optimale Anwaltssoftware zu entscheiden, ist für den Erfolg einer Anwaltskanzlei von entscheidender Bedeutung. Denn dies ist nicht nur die Basis für eine reibungslose Prozesssteuerung und eine sinnvolle Kommunikation-Lenkung, sondern auch für eine effektive Mandanten-, Dokumenten- und Aktenverwaltung sowie eine nachvollziehbare und gesetzeskonforme Buchführung.
Wir stellen in diesem Beitrag gängige Anwendungen für Rechtsanwaltskanzleien vor und geben Tipps, was bei der Anschaffung zu beachten ist.
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1. Welchen Nutzen bringt eine Software für den Anwalt?
Arbeitsprozesse und Suchvorgänge in der Kanzlei softwareunterstützt aufeinander abzustimmen und Doppelgleisigkeiten zu vermeiden, spart Zeit, senkt Kosten und setzt Ressourcen für die Mandantengewinnung und -betreuung frei.
Die Software sollte in jedem Fall über ein integriertes Mandatsmanagement verfügen, welches die Abbildung sämtlicher Mandate sowie eine geordnete Erfassung aller Leistungen innerhalb der juristischen Prozesskette ermöglicht.
“Must Haves” sind unter anderem:
- Eine übersichtliche Dokumenten- und Aktenverwaltung
- eine lückenlose Vorgangs- und Fristenkontrolle
- Abrechnungs- und Diktierfunktionen
- sowie Tools zum Kommunikationsmanagement
BeA (Elektronisches Postfach) und EGVP (Elektronischer Rechtsverkehr) müssen von der Anwendung unterstützt werden.
2. Was sollte ich beim Auswählen einer Kanzleisoftware als Anwalt beachten?
Beim Kauf kommt es weniger auf den Preis - manche Einsteiger-Anwaltssoftware ist sogar kostenlos erhältlich - als auf Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Performance an.
Die Kanzleisoftware sollte universell kompatibel sein und an zukünftige Standards angepasst werden können. Regelmäßige Updates des Herstellers sowie ein kompetenter 24h-Support repräsentieren zusätzliche Pluspunkte.
3. Anwaltskanzlei‒Software nach Betriebssystemen
Bei nachfolgend vorgestellten Anwendungen handelt es sich um am Markt etablierte Softwareentwicklungen namhafter Hersteller. Sämtliche Softwarelösungen sind vollinhaltlich DSGVO-konform.
3.1. Anwaltssoftware für Macintosh (Apple)
Time Sensor
Die bedienerfreundliche, flexible und hochgradig automatisierte Softwarelösung beinhaltet alle wichtigen Funktionen für den Kanzlei-Bereich. Das Management von Mandaten durch Dokumentvorlagen sowie ein automatisiertes Tool zur Rechnungserstellung sind ebenso integriert, wie eine Schnittstelle für Fakturierung und Controlling.
Im Rahmen der Budgetkontrolle ist die Ausgabe von Perioden-Total, Perioden-Budget und ermittelten Budgetabweichungen möglich. Das integrierte Dokumentenmanagement-System (DMS) erlaubt die Zuordnung relevanter E-Mails zu den jeweiligen Akten, für bestimmte Aufgaben können Workflows definiert werden.
Fristen sind direkt aus dem Termin- und Aufgabenmanager heraus erstellbar. Die Anwaltssoftware ist für Mac- und Windows-Systeme gleichermaßen geeignet.
Judas Client
Das JUristische DAtenbank-System JUDAS deckt alle Pflichtenkreise einer Kanzlei vollinhaltlich ab. Von der Akten-, Dokumenten- und Mandantenverwaltung über die Buchführung einschließlich Mahnwesen bis zum Fristen- und Wiedervorlagen Management reicht die Palette.
Das Programm verfügt über einen Terminkalender und die Möglichkeit zur Erstellung aussagekräftiger Statistiken. Neben der Client-Version wird vom Hersteller eine "Client-Pro"-Variante angeboten, die zusätzlich mit einem Scan-Center und einer Synchronisationsmöglichkeit für Smartphones ausgestattet ist.
3.2. Anwaltskanzlei‒Software für Windows
RA‒Micro
Der Marktführer ist bundesweit in über 13.000 Kanzleien im Einsatz und erfüllt sämtliche Anforderungen, welche man an eine professionelle Anwaltssoftware stellt. Die Software versteht sich als Komplettlösung und enthält die Module Finanzbuchhaltung, Textverarbeitung, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung.
Es enthält zusätzlich ein Dokumentenverwaltungssystem sowie Funktionen zur Kanzleiverwaltung, wie eine automatische Zuordnung zuständiger Gerichte bei Aktenanlage oder die Verwaltung von Fristen bzw. Wiedervorlagen nach dem 2-Augen- oder 4-Augen-Prinzip.
Datev (Anwalt classic)
Diese Kanzleiorganisation-Software ist ein Klassiker am Markt und bedient nahezu alle Anwendungsfelder einer Rechtsanwaltskanzlei.
So zählt ein Mandantenmanagement mit Kollisionsprüfung und Controlling-Auswertungen, die Verwaltung von Akten, Adressen, Fristen, Wiedervorlagen, Terminen und Dokumenten sowie die vollständige Buchführung-Kompetenz einschließlich Rechnungserstellung nach RVG zum Funktionsumfang der Anwendung.
Optional können Inkasso- und Notariats Funktionen implementiert werden, EGVP (Elektronischer Rechtsverkehr) und beA (Elektronisches Anwaltspostfach) werden unterstützt.
Populär wurde Datev durch seine digitalen Schnittstellen zu Steuerberatern und Finanzbehörden (Elektronische Steuererklärung - ELSTER). Diesem Fokus folgend, sind aktuell Schnittstellen-Anbindungen zu WebAkte-KFZ, WebAkte-Mandant, drebis und anderen juristisch-institutionellen Anwendungen verfügbar.
Lawfirm
Neben einem Dokumentenmanagement mit nützlichen CRM-Features weiß diese Anwaltskanzlei-Software vor allem mit einer eigenen Zeiterfassung zu gefallen, welche der Zuordnung und Abrechnung von Leistungen dient.
Darüber hinaus sind ein elektronisches Mahnverfahren, zahlreiche Vorlagen und Templates (u.a. Zwangsvollstreckung, Prozesskostenhilfe, Beratungshilfe), diverse Schnittstellen und das elektronische Anwaltspostfach (beA) integriert.
Eingehende Post wird vom beA direkt in die elektronische Akte (EGVP) übergeleitet und im internen Dokumenten-Workflow weiterbearbeitet.
3.3. Anwaltssoftware in der Cloud
Actaport
Mit dieser browserbasierten Kanzlei-Anwendung kann unter anderem auf Mandantenakte, Fristen, Termine, Wiedervorlagen, Dokumente sowie das elektronische Postfach online zugegriffen werden.
Seit Juli 2019 ist in Actaport die Abrechnungslösung "AnwaltsGebühren.Online" samt intelligentisiertem Gebührenkalkulator zur Abrechnung von Honoraren nach RVG integriert.
Die benötigte IT-Infrastruktur (Server, Firewall, Verschlüsselung etc.) stellt der Provider dokSAFE über die für Deutschland zuständige Cloud von Microsoft & T-Systems zur Verfügung, sodass Datenschutz und Datensicherheit in vollem Umfang gewahrt bleiben.
ArciSoft
Diese effiziente und zuverlässige Anwaltssoftware kann als Cloud-Anwendung zu einem umfassenden Dokumentenmanagement-System erweitert werden.
Eine Verringerung des täglichen Suchaufwands, optimierte Arbeitsprozesse sowie eine gesteigerte Produktivität sind das Ergebnis dieser leistungsstarken Anwaltssoftware.
Die Cloud-Lösung ist hinsichtlich gesetzlicher Bestimmungen und Fristen stets auf dem aktuellen Stand.
4. Kann Anwaltssoftware auch kostenlos genutzt werden?
Grundsätzlich wird kostenfreie Software den Anforderungen eines professionellen Kanzlei-Betriebs langfristig kaum gerecht werden. Wer jedoch als Start-Up finanziell eingeschränkt ist, aber im juristischen Tagesgeschäft trotzdem strukturiert aufgestellt sein möchte, für den stellt eine Anwaltssoftware, die kostenlos ist, womöglich eine Option dar.
Beliebte Kanzlei-Freeware Lösungen sind texManager-Light, OpenLawyer's, j-lawyer.org. oder Canzeley.
Fazit
Da die Auswahl an Anwaltssoftware für Mac, Windows sowie als Cloud-Lösung am Markt kaum überschaubar ist, empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld Überlegungen anzustellen, welche individuellen Anforderungen an die Software gestellt werden.
Generelle Kaufkriterien sind ein das Tagesgeschäft einer Kanzlei abdeckender Funktionsumfang, eine zufriedenstellende Usability sowie ein engagierter Support.
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